Kunnanhallitus
Pöytäkirja 20.11.2023/Pykälä 481

Khall 20.11.2023 § 481  

1419/07.01.03.01/2023  

Valmistelija Kunnanjohtaja Teemu Puolijoki

 Hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa 1.1.2023, siirretään niille fyysisiä sekä sähköisiä tietoaineistoja sairaanhoitopiireiltä, erityishuoltopiirien kuntayhtymiltä, vapaaehtoisilta sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymiltä, kunnilta ja pe-lastuslaitokselta. Hyvinvointialueiden omistukseen siirtyvistä tietoaineistoista on säädetty lainsäädännössä (voimaanpanolaki 616/2021, 64 §). Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on laatinut siirto-ohjeet kunnille ja kuntayhtymille voimaanpa-nolakiin perustuen.

 Hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä hyvinvointialueesta tulee rekisterinpitäjä alueensa julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistehtävissä ylläpidettyihin asiakas- ja potilastietorekistereihin (järjestämislaki 612/2021, 58 §).

 Kuntien ja kuntayhtymien sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistosta siirtyy hyvinvointialueelle osa, ja osa jää edelleen kunnalle. Kahdelle osapuolelle jakautuva tietoaineistokokonaisuus voi olla sekä fyysisessä että sähköisessä muodossa. Tapauskohtaisesti voi olla tarkoituksenmukaista, että tietoaineisto säilytetään kokonaisuutena ja osapuolet sopivat sen hallinnasta ja säilytyksestä yhteistyössä. Tällöin osapuolet voivat varmistaa omien velvoitteidensa toteutumi-sen, tietojen saatavuuden sekä asianmukaisen käsittelyn hyvinvointialueiden toiminnan aikana.

Hyvinvointialueiden toiminnan käynnistyessä kaikki lakisääteisesti hyvinvointialueiden hallintaan kuuluva tietoaineisto ei ole vielä hyvinvointialueen hallinnassa, esimerkiksi sen hallinnoimissa tietojärjestelmissä tai arkistotiloissa. Toisaalta hyvinvointialueen käyttöön jäävä arkistotila saattaa sisältää myös voimaanpanolain mukaan sopimuskumppanin hallintaan jäävää tietoaineistoa. Hyvinvointialueen säilytysvelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoaineistoa voi jäädä kokonaan sopimuskumppanin tietojärjestelmään. Hyvinvointialueella voi olla myös määräajan tietotarpeita tietojärjestelmään, joka jää so-pimuskumppanin käyttöön. Tällaisia tilanteita varten on tarpeen sopia tietojen käsittelystä sekä tietojärjestelmien ylläpidosta. 

Tällä sopimuksella on tarkoitus taata hyvinvointialueen hallintaan siirtyvien tietojen suunniteltu ja hallittu siirtäminen ja toiminnan yhdenmukaisuus Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialu-een ja eri sopimuskumppanien kesken. 

Sopimuksella sovitaan tietoaineistokokonaisuuksien hallinnoinnista, osapuolten vastuista ja yhteisistä käyttöperiaatteista, kun kokonaisuuksiin on hallintaoikeus sekä tietotarve molemmilla osapuolilla. Sopimuksella sovitaan tietoaineistojen säilyttämisestä fyysisissä arkistoissa tai tietojärjestelmissä ja tästä maksettavasta korvauksesta osapuolten välillä, kun käyttötarve on yhteistä tai jos osapuoli toimii toisen lukuun. 

Tarkennuksena, että tässä sopimuksessa ei sovita hyvinvointialueen hallintaan siirtyvien tietoaineistojen fyysisestä siirrosta. Nämä suunnitellaan ja toteutetaan tarvittaessa erikseen. Samoin sopimuksessa ei sovita enempää tietojärjestelmien migraatioista, joista sovitaan yhteistyössä erikseen.

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelta toimitetut sopimusluonnoksen liitteet on toimitettu kunnanhallitukselle esityslistan oheismateriaalina.

Liite Sopimusluonnos

Esittelijä Kunnanjohtaja Teemu Puolijoki

Päätösehdotus: Kunnanhallitus
1) hyväksyy liitteenä olevan sopimusluonnoksen sopimukseksi tietojärjestelmien ja tietoaineistojen hallinnasta ja säilyttämisestä Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen ja Kuortaneen kunnan välillä
2) valtuuttaa järjestelmäasiantuntijan tekemään sopimuksen liitteisiin liittyen mahdolliset tarvittavat tarkennukset yhdessä Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen kanssa.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin

Lisätietojen antaja Järjestelmäasiantuntija Jouni Uusipaasto, jouni.uusipaasto@kuortane.fi, 0400 541 861